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精细统筹会议室管理，全力保障学部有序运行​

发布时间：2025-10-16 浏览次数：95


为确保学部各部门日常办公、会议研讨等工作高效开展，综合办立足后勤保障与服务职能，将会议室管理及会务安排作为每周重点工作，以细致化、规范化的服务，为各项事务有序推进筑牢基础。​

每周伊始，综合办便启动会议室统筹调度工作。面对学部多个部门的会议需求，工作人员提前通过线上申报、线下沟通等方式，精准收集各部门的会议时间、参会人数、场地规模及设备需求，并结合会议室实际容量与使用情况，科学制定每周会议室预定计划表。在调度过程中，若出现多个部门同一时段的需求冲突，综合办会主动与相关部门沟通协调，灵活调整会议时间或推荐适配场地，最大限度满足各部门的办公需求，避免因场地问题影响工作进度。​

会议筹备阶段，综合办工作人员严格落实会务安排细节，确保 “事事有落实，件件有回音”。会前，工作人员会提前抵达会场，对场地进行全面检查：调试音响、投影仪等设备，确保音视频信号稳定；摆放桌椅、整理会议资料，保证会场整洁有序；根据需求准备茶水等物资，为参会人员提供舒适的会议环境。同时，为强化管理规范性，综合办专门建立了《会议室预定台账》，详细记录每一场会议的预定部门、会议主题、时间、地点、参会人数及设备使用情况，做到 “一会议一记录”，台账内容清晰可查、动态更新，既便于后续追溯，也为优化会议室资源配置提供了数据支撑。​


据统计，每周通过综合办统筹安排的会议近数十场，涵盖教学研讨、行政办公、学生活动等多个领域。综合办的会议室管理与会务服务专业高效，不仅省去了部门自行协调场地的繁琐，更通过细致的筹备工作，让会议得以顺利开展，为部门工作效率提升提供了有力支持。​

未来，综合办将继续秉持 “服务为先、精细管理” 的理念，不断优化会议室预定流程与会务服务标准，及时收集各部门反馈意见，持续提升后勤保障能力，为学部各项工作的有序推进与高质量发展贡献力量。

 

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